تنظيم الاجتماعات

تنظيم الاجتماعات                                                                                 7\2\1435هــ

يقضي أغلب الإداريين حوالي 35% من حياتهم المهنية في اجتماعات ولكن من المؤسف أن هنالك اجتماعات غير مثمرة تسبب هدر الوقت، وذلك لأسباب إما تتعلق بالمترأسين أو المشاركين أو الاجتماع نفسه.

01 انعدام هدف واضح للاجتماعات.

02 ارتفاع كلفة الاجتماع.

03 سوء التنظيم

04 تأخر بين المشاركين.

05 سوء إدارة الاجتماع.

06 الخروج عن جدول أعمال الاجتماع.

07 عدم توفر المعدات والتسهيلات المناسبة.

ماذا تفعل قبل الاجتماع إذا كنت ترأسه:

أياً كان نوع الاجتماع الذي سوف ترأسه؛ فاحرص على ما يلي:

01 ضرورة الاجتماع.

02 البدائل للاجتماع.

03 أهداف الاجتماع.

04 الأشخاص المشاركين.

05 مردود تحقيق الأهداف.

06 كلفة الاجتماع.

07 جدول أعمال الاجتماع.

08 إبلاغ المشاركين بمكان وزمان الاجتماع.

09 وصول معلومات الاجتماع للمشاركين مسبقاً.

010 أهمية حضور كل المشاركين للاجتماع أم لا؟

ما يجب أن يقوم به الرئيس خلال الاجتماع:

على الرئيس أن يكون متنبهاً للعوامل الهدامة التي تؤثر سلباً على إنتاجية الاجتماع، ومن هذه العوامل:

01 التأخير:

إن ربط بداية الاجتماع باكتمال عدد المشاركين يعني هذا مكافأة المتأخرين على حساب الآخرين، لذا ضرورة بداية الاجتماع في وقته المحدد، وإغلاق الباب، وعدم إعادة ما تم مناقشته للمتأخرين.

02 المسائل المخفية:

يطلب من المشاركين الإفصاح عن أهدافهم واهتماماتهم الخفية من وراء الاجتماع، مما يسبب هدر الوقت من قبل رئيس الاجتماع.

03 النقاشات المشتتة:

النقاشات المشتتة من قبل المشاركين قد تنقل الاجتماع إلى مسار آخر، لذا المقاطعة بلباقة هي الطريقة الوحيدة فنتدخل بسرعة ونختصر وجهة نظر المتحدث ونعود بالاجتماع إلى مساره الصحيح.

04 قلة المشاركة:

تؤدي كثرة الانتقادات إلى قلة المشاركة، لذا لا بد من سؤال من لا يشارك عن رأيه أو يكون ضمن مجموعات صغيرة.

05 المقاطعات:

تسبب المقاطعات تشتيت الذهن وهدر الوقت للمشاركين أثناء الاجتماع، لذا أجّلْ جميع اتصالاتك أثناء الاجتماع، وضعْ على باب الاجتماع " يُمنع الإزعاج والمقاطعات" .

06 المناقشات:

النقاشات غير المجدية تكون جوفاء خالية من الهدف تسبب تأخر الاجتماع، لذا علينا حصر هذه النقاشات لتناقش فيما يتبقى من الوقت أو تؤجل لوقت آخر، أو يعمل لها دراسة ثم إثبات فاعليتها من عدمها.

07 التردد :

إن التردد في اتخاذ القرار أثناء الاجتماع يعتبر عامل هدم للاجتماع، لذا علينا أن نتخذ القرار الملائم، ونضع الإجراءات والمهل المحددة لذلك.

وعندما نتخلص من هذه العوامل الهدامة سوف نحصل على اجتماعات فعالة وناجحة وهادفة.